Algemene privacyverklaring M.B.S.S. N.V.

(Versie 24/05/2018)

Multicall Business Services & Security (hieronder genoemd als MBSS NV) hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens (en dat uw privacy wordt gerespecteerd). In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over (welke gegevens we verzamelen) hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens.

MBSS NV houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacy verklaring;
  • verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als MBSS NV zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacy verklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

Multicall Business Services & Security NV 

(MBSS NV)

t.a.v. dhr. Pieter Vandesande

Holbeekstraat 5

B-9550 Herzele

053 76 78 78

pieter@multicall.be

Waarom verwerken wij persoonsgegevens

Uw persoonsgegevens worden door MBSS verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

  • Om te kunnen werken met de voertuiglokalisatiesoftware van MBSS (uitvoering overeenkomst)
  • Boekhoudkundige doeleinden (wettelijk)
  • Het versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen. (toestemming betrokkene)
  • Het versturen van rapporten: periodiek ingestelde automatische mails. (toestemming betrokkene)

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen en opslagen, verzamelen en/of verwerken:

  • Bedrijfsgegevens: ondernemingsnummer, namen contactpersonen, adres, telefoonnummer en e-mail
  • Persoonlijke identiteitsgegevens: naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail
  • Identiteitsgegevens (nummerplaat, naam, e.a.) van voertuigen verstrekt door de klant
  • registratie van tijd en positie van bedrijfsvoertuigen (voertuiglokalisatie)
  • registratie van tijd en positie van personen (tijdsregistratie)

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

  • het verzorgen van de internet omgeving (webhosting);
  • het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. IT netwerk, …);
  • het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen.

en in specifieke gevallen:

  • het verzorgen van de AGR-GPS dienstverlening. De AGR-GPS-verplichting houdt in dat elk transportmiddel dat door een erkende mestvoerder ingezet wordt voor het vervoer van dierlijke mest of andere meststoffen, op elk moment AGR-GPS compatibel moet zijn. De AGR-GPS-verplichting geldt sinds 1 januari 2012 voor alle erkende mestvoerders. De gegevens worden in dit wettelijk kader overgemaakt aan de Vlaamse Landmaatschappij (VLM) volgens het ministerieel besluit (MB) van 3 juli 2014 betreffende het vervoer en de verwerking van meststoffen.
  • het sociaal secretariaat van de klant (mits toestemming van de klant) in het kader van de verwerking van de tijdsregistratie en/of woon-werkverkeer.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten.

Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is.  Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken.

Wij verstrekken persoonsgegevens (e-mailadres) aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU (Verenigde Staten van Amerika) voor het versturen van nieuwsbrieven. MBSS heeft een dataverwerkingsovereenkomst (Customer EU Data Processing Addendum) met deze partner.

Bewaartermijn

MBSS NV bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Als persoonsgegevens worden maximaal 5 jaar na laatste gebruik bijgehouden, tenzij wettelijk anders bepaald (boekhoudkundige stukken 7 jaar)

Datagegevens (voertuiglokalisatie, AGR, identificatie door badges, iButtons, en andere identificatiesleutels van personen worden op de website 3 maanden beschikbaar gesteld voor de eindgebruikers en niet langer dan één jaar bewaard op onze servers.

Beveiliging van de gegevens

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

  • Alle personen die namens MBSS NV van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
  • We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
  • We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Uw rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Bovenaan dit privacy statement staat hoe je contact met ons kan opnemen. Om uw identiteit te controleren vragen wij u om een kopie van uw identiteitskaart mee te sturen. We raden je sterk aan om daarbij je pasfoto onzichtbaar te maken en erbij te vermelden dat het om een kopie gaat.

Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers.

Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Privacy Commissie, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming.

Wijziging privacy statement

MBSS NV kan zijn privacy statement wijzigen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website en/of via e-mail. De laatste wijziging gebeurde op 24/05/2018.